Aan het bestuur van Golfclub Witbos (07/10/2010)

Ter inleiding:

Volgend schrijven werd per e-mail gericht aan alle leden van het bestuur op vrijdag 07/10/2010. Aangezien een antwoord uitbleef heb ik precies één week later deze e-mail gepubliceerd.

Ik kijk alvast uit naar jullie reactie (zowel positief als negatief). Laat een comment na hetzij via Facebook, Twitter, Linkedin of deze blogpost.

Beste bestuursleden,

Als lid van de club merk ik dat er een aantal zaken zijn die een bijzondere aandacht vragen. Omdat ik ervan overtuigd ben dat een club zoals de onze oor heeft voor de verzuchtingen van haar leden, neem ik hierbij het initiatief om een aantal gevoelige punten te expliciteren naar de leden van het bestuur.

Ik wil een aantal verzuchtingen die leven bij heel wat leden verduidelijken. En, ik doe meteen een aanzet om tot een mogelijke oplossing te komen. Mijn intentie is niet om kritiek te geven, wel om de werking van de club in een aantal facetten mogelijk verder te verbeteren.

Communicatie

Aan de basis van een goede verstandhouding ligt een duidelijke communicatie van de club naar haar leden en ook vica versa. Momenteel wordt er via de website gecommuniceerd en de ad valvas borden. Anno 2010 zijn er heel wat andere middelen die een duidelijke meerwaarde kunnen bieden.

De website en de ad valvas vallen onder de noemer ‘pull’ communicatie. Of anders gezegd iemand moet het initiatief nemen om te gaan kijken. Sinds enkele jaren is er een tendens om naast de klassieke pull kanalen ook push kanalen op te zetten. Deze push kanalen hebben trouwens een versterkend effect op de trafiek naar de website, waar de broninformatie te raadplegen is. Wij leven vandaag in een informatie consumptiemaatschappij. Mensen willen zelf aangeven welke informatie zij wensen te consumeren. Sociale netwerken nemen een steeds prominentere plaats in, ook binnen de bedrijfswereld. De club kan hiervan gretig gebruik maken om de band met haar leden aan te scherpen.

Een voorbeeld: de beslissing om de prepaid ballenkaarten af te schaffen is bij menig lid in het verkeerde keelgat geschoten. In de eerste plaats niet vanwege de maatregel zelf, maar wel door het ontbreken van enige vorm van communicatie hieromtrent. Het ongenoegen had grotendeels kunnen vermeden worden door eerst de leden te informeren over de maatregel, door te motiveren waarom deze werd genomen en uit te leggen hoe de return policy van de in omloop zijnde prepaid kaarten zou geregeld worden. Leden voelden zich misprijst, quasi kinderlijk behandeld nu.

Samenvattend kan gesteld worden dat er twee aandachtspunten zijn: enerzijds de inhoud en de frequentie van de communicatie en anderzijds het aansnijden van meerdere communicatiekanalen (pull en push).

Ik wil met plezier jullie hieromtrent verder adviseren om tot een beter communicatiebeleid te komen.

Oefengreens

Niets is frustrerender dan in de auto te stappen, ter plaatse aan te komen om dan te vernemen dat de oefengreens of de baan gesloten zijn. Dit is mij vorig seizoen meer dan eens overkomen. Uiteraard ben ik niet de enige die ’s avonds nog even wenst te practicen, maar onverricht terug naar huis moet keren: een rit van 40 minuten voor niets.

Ook hier kan communicatie soelaas brengen:

• Zet op de website een overzicht van de status van de oefengreens en banen (cfr Ternesse). Uiteraard is dit enkel effectief indien de status accuraat wordt bijgewerkt door iemand. Ik wil deze website plugin door mijn bedrijf zelfs gratis voor de club laten ontwikkelen.
• Gebruik een sociaal netwerk om de status van de baan te communiceren. Een kort bericht volstaat (bijvoorbeeld via Twitter, of Facebook). Diezelfde Twitter feed kan op de website van de club getoond worden (dus slechts eenmaal invoer van het bericht).

Ook hier kan ik jullie adviseren.

Nieuwe leden

Voor nieuwe leden is het niet evident om hun weg te vinden in de club. Dat heb ik aan de lijve zelf kunnen ondervinden. Voor de oudgedienden is alles vanzelfsprekend, doch voor de nieuwkomers is dit geenszins het geval.

• Wie zijn de leden van het bestuur
• Bij wie kan ik voor wat terecht
• Toegang tot de kleedruimte
• Etc ...

Oplossing:

• Maak een welkomstbrochure voor nieuwe leden. Deze kan perfect op de website te raadplegen zijn. Beter nog, zorg ervoor dat de nieuwe leden deze brochure zelf kunnen aanvullen (Wiki).
• Organiseer regelmatig een welkomstdrink voor nieuwe leden waar het bestuur en anderen zich aan de nieuwe leden kunnen voorstellen. Het heeft mij bijvoorbeeld meer dan een jaar gekost om een gezicht te kunnen kleven op alle leden van het bestuur.

Ik merk dat er ongenoegen is bij de leden. Een aantal overwegen zelfs om volgend jaar over te stappen naar een andere club. Ik vind dat heel jammer en wil dan bij deze ook alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de club zich nog verder professionaliseert.

Uiteraard ligt het initiatief bij jullie, maar weet dat ik graag een positieve en actieve bijdrage wil leveren.

Met vriendelijke groeten,

Marc Schijvaerts